Заказ обратного звонка

В настоящее время наш рабочий день закончен. Оставьте свой телефон и мы перезвоним в удобное для вас время!

Заказ обратного звонка

Ваш заявка принята. Ожидайте звонка.

Сохранение накопившихся знаний компании – стратегическая задача серьезного бизнеса. Опытные сотрудники, успешные стратегии, удачные и не очень решения складываются в конкурентное преимущество перед остальными организациями. Первый и важный пункт в этой системе – ведущие специалисты компании. Именно они знают, как лучше поступить в сложившейся ситуации, быстро и правильно реагируют в нестандартных случаях. Их знания – сила вашего бизнеса. А систематизация знаний предприятия – это своеобразный менеджмент, помогающий сохранить, распределить, применить и приумножить опыт.

Зачем управлять знаниями своей компании?

Цена предприятия состоит из материальных и интеллектуальных составляющих. Активы последних включают в себя торговую марку, патенты, базы поставщиков и партнеров, клиентов, маркетинг, опыт штата. Отказываясь «упаковывать» эти знания, вы можете понести потери, если уволится ценный работник.

  • База знаний повышает эффективность предприятия

Любой бизнес — это набор процессов. Механизмы взаимодействия структур, решение простых и сложных вопросов, обязательные действия и табу должны быть ясны всем сотрудникам. Иначе, особенно новички, они будут «тыкаться» как слепые котята. А вы – нести убытки, терять время и срывать сроки.

Так, в компании появляется новый сотрудник. Вне зависимости от квалификации, его нужно обучить правилам «игры». Если нет структурированной базы знаний, адаптация работника растянется на недели. Он будет до всего доходить самостоятельно, ошибаться в выполнении обычных задач, отвлекать коллег расспросами.

  • Если увольняется ключевой сотрудник…

С уходом опытного сотрудника организация теряет и драгоценные знания. Редко кто оставляет после себя «наследство» в виде системных знаний. Преемник обычно получает пару вводных советов и папку с документами и шаблонами. Приходится начинать работу заново.

  • Решение типичных задач

Без базы знаний каждый работник справляется с задачами как может, тогда как коллеги давно нашли решение эффективнее. В базе знаний будут храниться наилучшие решения, чтобы работники справлялись с обязанностями максимально эффективно.

Что должно быть в обычной базе знаний:

  • Полная информация об организации, вводная история;
  • Ценности вашей компании;
  • Список подразделений, инструкции по работе отделов и каждого сотрудника;
  • Описание процессов работы на всех уровнях;
  • Материалы, для новых работники;
  • Портфолио выполненных задач;
  • Информация о конкурентах, их сильных и слабых сторонах;
  • Полезные ссылки и файлы для самообучения: порталы, статьи, книги, видео, вебинары;
  • Статистики продаж;
  • Отчеты по работе каждого отдела (сотрудника);
  • Базы клиентов и поставщиков, важные контакты;
  • Работа с возражениями клиентов;
  • Шаблоны документов, договоров, писем, коммерческих предложений и т.д.;
  • Информация о крупных и постоянных клиентах;
  • Рекомендации для увеличения продуктивности.

Знания, которые можно оформить в текст: шаблоны договоров, накладных, коммерческих предложений, полезные для работы материалы.

Большая же часть знаний находится только в головах опытных сотрудников. Такие знания называются неформализованными, это могут быть личные наблюдения, модели поведения (индивидуальный подход к клиенту, умение вести переговоры, невербальное общение и пр.). А систематизация знаний компании позволяет зафиксировать и эти навыки.

Как работать с такой базой?

  • Объясните ценность.

Соберите совещание и расскажите сотрудникам, зачем нужна данная база и чем она им полезна. Тогда будет проще собирать информацию и мотивировать подчиненных делиться своими личными наработками.

  • Проанализируйте текущую ситуацию.

Какие проблемы появляются вследствие отсутствия системы знаний? Чтобы разобраться в ситуации, организуйте:

  • личные встречи с активными сотрудниками. Они охотно поделятся своими идеями по разработке системы, и покажут вполне эффективные решения.
  • анкетирования. Включайте вопросы о том, фиксируют ли ваши сотрудники итоги проектов, какие используют шаблоны документов, какую дополнительную информацию по работе хранят, каких знаний им не хватает.

Таким образом, вы получите информацию о том, какие знания задокументированы, какие нужно будет внести в базу, а какие надо приобрести. Далее составляется стратегия и план работы.

Создайте базу

Систематизируйте базу в виде:

  • Документов в электронном виде, доступ к которым получают те сотрудники, которым информация необходима.
  • На сервисах совместной работы или на корпоративных порталах. Они не только хранят информацию в одном месте, но и позволяют работать с ней всем сразу, давать задачи определенным специалистам, следить за их выполнением.

Создайте инструкцию по эксплуатации базы знаний для сотрудников: что, когда и куда нужно вносить.

Обучите подчиненных быстрой и уверенной работе с новой системой.

Отметим: создание базы знаний с нуля – процесс кропотливый, и занимает от 3 до 6 месяцев работы. Затем данную систему нужно постоянно отслеживать, корректировать и дополнять. С этим успешно справляются профильные специалисты компании «ЮНИТЕД». Мы создадим Библию вашей компании - систему знаний. Оставьте задачу по систематизации опыта и наработок своей компании нам, и спокойно продолжайте заниматься стратегическими задачами.