Заказ обратного звонка

Оставьте свой телефон и мы перезвоним в удобное для вас время!

Заказ обратного звонка

Ваш заявка принята. Ожидайте звонка.

Кадровая документация: разработка и основные акты

Кадровая документация нужна для того, чтобы придать большую прозрачность трудовым отношениям, складывающимся в определённой компании. Это не просто очередная кипа официальных бумаг, а целая система правил, при соблюдении которых администрации становится в разы проще управлять персоналом, а сотрудникам, в свою очередь, гарантируется стабильность.

Разработка и ведение кадровой документации – пусть не самый сложный, но довольно ответственный участок административно-управленческой деятельности наряду с бухучетом и налоговой отчетностью.

Все внутренние документы предприятия условно разделяют на 3 группы:

Обязательные

Ведутся всеми компаниями без исключения, вне зависимости от организационно-правовой формы, нишевой деятельности и штатной численности. Эти бумаги прямо или косвенно называются в Трудовом кодексе:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • документы, определяющие обработку персональных данных персонала, их права и обязанности в этой области;
  • график с отпусками;
  • инструкции по ОТ. Каждый работодатель обязан предоставлять безопасные условия деятельности и охрану труда. Все инструкции должны доводиться до персонала под их личную подпись.

Рекомендованные

  • Оптимизируют работу с кадрами. Такие документы могут присутствовать в организации, а могут и не присутствовать – решает руководство.

В зависимости от специфики фирмы

  • Такие документы обязательны только для определенных компаний, например, с вредными условиями работы.

Где брать кадровую документацию?

Разработка кадровых документов начинается с подготовительного анализа и оценки бумаг кадровой службы. Создание обязательного пакета включает локальные акты и обязательные документы, а также актов рекомендательного характера.

Ответственность за разработку, ведение и сохранение кадровой документации лежит на руководителе.

Типовые образцы и положения, взятые из интернета, в 98% случаев создают идеальные условия для работы госинспектора по труду. Даже малые неточности, допускаемые в кадровом делопроизводстве (КДП), могут привести к потере в деньгах из-за предписаний и штрафов. В случае ведения трудовых споров с работниками, неправильно составленные документы оставляют лазейки для сотрудников, повышая ваши шансы на проигрыш в суде.

Существуют десятки положений и актов, которые нужно учитывать при разработке перечня кадровых документов. Среди прочего: положения о командировках, водителях, архиве, о порядке пользования мобильной связью, коллективный договор, инструкции по ведению кадрового делопроизводства, инструкции для сотрудников и др.

Положения локальных актов не должны противоречить закону и друг другу. Так, например:

  • в Правилах внутреннего рабочего распорядка часто попадаются ошибки при установке перерывов в течение трудового дня (обед), выходных и нерабочих дней (праздников).
  • В разделе «Дисциплинарная ответственность» прописываются непредусмотренные ТК РФ штрафы и лишение премии. Хотя это не значит, что лишать бонусов нельзя – можно, если условие премирования четко прописано в ТК и положении об оплате труда.
  • Соблюдение процедуры принятия/изменения ЛНА и ознакомления персонала с ними. При игнорировании формальных процедур (к примеру, учитывание мнения профсоюза) локальный документ может остаться неоформленным, а отсутствие подписи подчиненного в знак ознакомления с ЛНА – основанием для штрафов от госинспектора либо судебного решения по трудовому спору в пользу работника.

И это далеко не полный список нюансов при составлении кадровой документации. Общий перечень достаточно большой, поэтому процесс требует серьезного подхода и существенных трудозатрат.

Кто занимается разработкой кадровой документации?

Далеко не в каждом малом и среднем предприятии есть сотрудники, которые могут выполнить объем работ самостоятельно, с полной ответственностью за результат.

Специалисты «ЮНИТЕД» изучат бизнес-процессы вашей организации, уточнят нюансы и пропишут оптимальные варианты каждого пункта работы.

Мы разработаем внутренние нормативные акты для вашей организации. Локальные нормативные акты создаются нашими специалистами только с учетом специфики вашего бизнеса, в строгом согласии с законом о труде. Оперативность подготовки материалов без потери качества, ответственность за результат – основное преимущество для вас!